Ante la necesidad en México de empresas y personas físicas de cumplir con las obligaciones fiscales de contabilidad por medios electrónicos ante el SAT, nos hemos comprometido en crear herramientas de software avanzadas para automatizar la carga de trabajo originada por los requerimientos fiscales y así ofrecer soluciones a nuestros clientes de acuerdo a las experiencias adquiridas al implementar funciones de contabilidad electrónica en ERPs durante nuestros últimos años de experiencia.
Como la contabilidad electrónica vino a generar más trabajo a los contribuyentes e incorpora una complejidad técnica de cumplir con los formatos de archivos electrónicos para entregarlos al SAT, crea un obstáculo para cumplir dentro de los tiempos requeridos y con recursos propios cuando a veces las empresas no tienen un departamento tecnológico dedicado a temas de sistema, informática o impuestos.
Para solucionar esto hemos diseñado aplicaciones y metodologías, que originan un estado del arte buscando ofrecer a las empresas que así nos lo requieran una metodología para ponerse al corriente con su contabilidad electrónica en años anteriores y estar al día. Con esto podemos ofrecer a nuestros socios de negocio el know-how, experiencia en el tema de contabilidad electrónica usando ERPs, nuestras aplicaciones modernas con funciones de contabilidad electrónica y nuestra pasión por hacer sistemas de primer mundo.
La metodología de Reparación Retroactiva de Contabilidad Electrónica se puede aplicar a todos los contribuyentes y empresas. Para poder soportar a todos nuestros usuarios interesados en contar con nuestros servicios de contabilidad electrónica, y poder procesar información proveniente de todos los tipos de ERP o sistemas informáticos se diseñó un protocolo de archivos de intercambio universales, donde los archivos pueden tratarse de Excel standard u otros formatos, más debemos seguir el layout de las plantillas diseñadas para este intercambio universal.
Si existen los recursos internos que le ayuden a nuestros clientes a generar los archivos de intercambio desde sus sistemas, se pueden aceptar otros formatos como CSV, TXT, DAT y XML siguiendo los layouts y plantillas que diseñamos.
Estos archivos siguen un diseño especialmente pensado y definido para esta reparación retroactiva e intercambio de información entre cualquier ERP y nuestras aplicaciones de generación de Contabilidad Electrónica, lo que ofrecemos no es duplicarle el trabajo de capturar y transaccionar en su sistema o ERP y tener que repetir lo mismo en nuestra aplicación para solamente generar los archivos de contabilidad electrónica. Todo lo contrario, los archivos de intercambio son lo más naturalmente parecido a lo que todos transaccionamos en cualquier sistema para llevar la contabilidad u operación de una empresa y con el mínimo de modificaciones se nos mandaran los archivos de intercambio para que nosotros hagamos el trabajo que le queremos descargar.
Estos archivos de intercambio son un paso antes de ser la información final que se envía al SAT, en nuestro lado, nuestra labor consiste en usar de base sus transacciones contables, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. y así volver a recrear la contabilidad en nuestra aplicación y generar los archivos que se enviar al SAT. Es por ello, que creamos un método no solo para hacerlo en el mes en curso sino para hacerlo de reversa, en forma histórica y retroactivamente.
Se puede hacer retroactivamente la reparación en la práctica para cualquier mes y año que se vaya a desear generarla contabilidad electrónica, más se recomienda empezar desde el 1 de enero de 2015 a la fecha.
Regresando a los archivos de intercambio universal, no solo se trata de archivos transaccionales o contables en cualquier formato y orden o con información redundante donde se genere una descomposición de la información previamente trabajada en sus sistemas y eso que le genere retrabajos, más bien se trata de una metodología de procesos probada y analizada en nuestro centro de investigación y desarrollo de software en Quintana Roo.
Este modelo tiene sus reglas y validaciones, así como tiene comprobada la generación de información correcta como lo es verificar la balanza contable. Una balanza para poder entregarse al SAT, debiera estar cuadrada y no solo enviando un XML al SAT con información a ciegas. Los archivos de intercambio no necesariamente son idénticos a los XML que se envían al SAT, donde son 5 posibles archivos XML de contabilidad electrónica que hay que enviar al SAT: 3 de esos 5 se vuelven opcionales, 2 de esos 5 si son obligatorios, donde 1 se envía al menos una vez en la vida y el otro es el que se debe enviar cada mes obligatoriamente.
Uno de los archivos corresponde a enviar el catálogo de cuentas con su código agrupador SAT mapeado cuenta a cuenta. El catálogo de cuentas mapeado con el código agrupador, no es lo más complejo de implementar la contabilidad electrónica, lo más complejo es que la información este alineada entre los diferentes archivos y sea fidedigna con relación a lo que se tiene realmente en la contabilidad.
El archivo de pólizas del periodo es el más complejo y debe concordar con lo que se ha manifestado en la balanza de comprobación. En caso de que realmente se haya ajustado algo después de haber enviado el XML de balanza de contabilidad electrónica, se debe generar la actualización del archivo e ingresarse al SAT en modo complementaria para que cuadre con el archivo de pólizas de contabilidad electrónica, similar a los impuestos que se hace una declaración complementaria.
El archivo de pólizas de contabilidad electrónica va a ser requerido para compensaciones, devoluciones de impuestos y auditorias electrónicas.
Si solo nos preocupamos por cumplir y enviar algo al SAT, un archivo de contabilidad electrónica que tan solo este técnicamente bien formado o generado, más tiene omisiones en alguno de los campos obligatorios; tendremos una falta ante el SAT, así sea que sea su sistema nos haya recibido los archivos sin errores y nos devuelva el acuse de recepción del archivo. El acuse no significa que el SAT haya verificado que los datos son correctos dentro del archivo ni que técnicamente estén perfectos. El acuse es de recepcion y hemos probado enviar archivos con errores hechos intencionalmente y los ha aceptado el SAT, en un inicio de la contabilidad electrónica, se decía que pocos días después de enviar cualquier archivo de contabilidad electrónica en el buzón tributario venia un dictamen para confirmar si era Aceptado como correcto el archivo y que en caso de balanzas todo estuviera bien. Mas nadie queremos correr riesgos y tal como en los impuestos, nosotros somos los responsable y primeros responsables en calcularlos, no quisiéramos enviar algo mal donde nosotros mismos nos perjudicáramos o contradiremos. Análogo a las declaraciones de impuestos, las repercusiones y revisiones no vienen quince días después sino años después.
Muchas de las soluciones ERP o sistemas comerciales en el mercado, contaron o desarrollaron alguna función para llevar la contabilidad electrónica, unas más elegantes o eficaces que otras, pero al final de forma privada o con algún parche comercial muchos se hicieron de un proceso para emitir la menos sus balanzas que enviamos las empresas cada mes. Sin en cambio, no conocemos ninguna que haya incorporado dentro del mismo ERP, sistema o proceso el advertir, recomendar o incorporar una validación o verificación de archivos; no solo una verificación técnica, visual, o de generación correcta de archivos, sino de validar la información como lo proponemos en este tratado.
Se deben primero que nada validar y obligar al llenado los campos obligatorios de cada archivo, se entiende que, si hay al menos 1 error en todo el archivo, automáticamente TODO el archivo estaría mal y por ende como si no fuera presentado.
La multa por no proporcionar información referente a la contabilidad en medios electrónicos (según artículo 30-A del CFF), también llamada contabilidad electrónica, para este 2018, va desde $48,360 hasta $241,800. Mas si además ya lo requirió el SAT (y se pagan las multas correspondientes por requerimiento) y siguiendo sin presentarla, la multa será de 96,710 hasta 483,600.
Multa de $31,120 a $54,470 por no integrar la contabilidad para efectos fiscales como lo señala el artículo 28 del CFF. Por reincidencia en este supuesto, se podrá clausurar el establecimiento del contribuyente de 3 a 15 días de acuerdo al artículo 75 del CFF.
Multa de $5,000 a $15,000 por no ingresar la información contable a través de la página del SAT dentro de los plazos establecidos en las reglas de carácter general, de acuerdo al artículo 81, fracción XLI y al artículo 82 fracción XXXVIII del CFF.
Por presentar registros contables inexactos, incompletos o entregados pasado el plazo establecido, la multa va de $260 a $4,790.
La complejidad aquí no es implementar las funciones o sistemas en su ERP ahora, ya que de hacerlo adecuadamente eso permitiría estar al corriente a partir de ese momento en adelante, más el reto que tenemos constantemente cuando hacemos lo propio en los ERPs de nuestros clientes, es reparar lo que no han presentado, capturado y llevado de contabilidad electrónica.
Nuestra plataforma de aplicaciones de contabilidad electrónica tiene programas que valida cosas como que la balanza que se incluye en el archivo de balanza de comprobación de contabilidad cuadre con el archivo de pólizas de contabilidad electrónica para que no caigamos en contradicciones ante una compulsa o auditoría electrónica por parte del SAT.
La plataforma tiene una descarga masiva que permite recuperar CFDIs por el nuevo método de Descarga Masiva por Web Service del SAT y logra recuperar todas las facturas desde el 2011 o cuando empezaron a tener facturas electrónicas en su empresa, a la fecha y soporta 200, 000 por resultado de cada consulta. Una vez que usted se familiarice con la plataforma no requerirá soporte y podrá hacer las cosas cuando usted lo desea las 24 horas del día cualquier día.
Nuestra plataforma está diseñada para reconstruir meses anteriores en cuando a contabilidad electrónica y usted pueda generar y presentar su contabilidad electrónica retroactivamente. Sirve además como una bóveda fiscal de su contabilidad electrónica y respaldo, en el desafortunado evento que usted tenga una pérdida de datos en su ERP o sistema empresarial, cuenta con un resguardo de la contabilidad electrónica si usted desea que nosotros almacenemos sus cargas, donde solo usted puede accesar a la misma mediante el acuerdo de protección y confidencialidad de la información. Adicionalmente puede elegir que cada mes que genere contabilidad electrónica con nuestra proforma, se elimine completamente todos los auxiliares y transacciones. La seguridad es de nivel bancario, usamos HTTPS y usamos las tecnologías más avanzadas de Microsoft en su beneficio.
Para empezar a usar la plataforma debe cumplir con el diagnóstico y análisis de como generará la información para empezar a alimentar nuestra plataforma, y se recomienda empezar por enero 2015 donde se requerirá una balanza al cierre de diciembre 2014, el cual será punto de partida para tener todas las balanzas mensuales y tener la contabilidad cuadrada en la plataforma. Si desea empezar con el 2015, 2016 o 2017 se hará una balanza inicial al ejercicio anterior inmediato al año que desee iniciar usando nuestros servicios.
El usar nuestra plataforma no lo es todo, ya que, aunque cuenta con cierta inteligencia artificial y validaciones, no hace las cosas por sí misma, además de operarla se deben cargar los datos periodo a periodo de acuerdo a las plantillas de los archivos de intercambio universales que tratamos al inicio de este artículo. Solo para resumir no se trata de repetir algo en su sistema o enviar archivos tan complejos como los del SAT, sino son plantillas más naturales como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, tesorería, históricos de auxiliares contables y con ello los robots de nuestra aplicación cruzan la información para hacer la contabilidad sin alteraciones. Usted decide si alimenta la información masivamente de todo el ejercicio en una sola vez o si lo hace por periodo, el sistema separara la información y también la inteligencia de la aplicación sabe qué hacer con el mes 13.
Nosotros ya estamos listos para firmas electrónicamente sus archivos de contabilidad electrónica, aunque es opcional, se estima que será obligatorio, y esta firma es parecida la firma de los CFDIs, mas no es idéntica.
Para mayores informes, puede adquirir este paquete de consultoría con acceso a nuestra plataforma en nuestro sitio web http://www.kosmostek.com o al número 01 984 688 55 56 y con gusto le daremos mayores detalles. Por favor también escribamos a contact@kosmostek.com ya que, aunque compre en línea, en la mayoría de los casos le contactaremos para otorgarle la consultoría y el soporte adecuado para que alimente y opere la plataforma.
Silvano Mendoza
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